Az időmenedzselés alapja a szervezés és a tervezés, ami leegyszerűsít a cselekedeteinket legyen szó akár a munkahelyi feladatainkról vagy akár az otthoni teendőkről. Néhány egyszerű trükk alkalmazásával eredményesebbé tehetjük az időfelhasználásunkat, így pedig csökkenthetjük a mindennapi stresszt.
Összeszedtünk 7+1 tippet, amivel sokkal hatékonyabbá teheted az időbeosztásodat:
1. Előre tervezd meg minden napodat!
A nap végén gondold át és írd össze a következő napi teendőidet, így fejben már előre felkészülsz a másnapi feladataidra.
2. A feladataidat állíts fontossági sorrendbe és alakítsd ki a neked megfelelő feladat végrehajtási rendszert.
Ha szívesen intézed el az 5-10 perces munkákat egy nagyobb volumenű feladat előtt, akkor indítsd ezekkel a napot. Ha pedig akkor vagy hatékonyabb, amikor a napot a jelentős feladatokkal kezded, ütemezd be a napod végére az apróbb elintézendőket.
A lényeg, hogy azokra a feladatokra fókuszálj először, amik fontosak és határidősek, valamint, hogy – mérettől függetlenül – mindig maximális figyelemmel dolgozz rajtuk.
3. Dönts és cselekedj azonnal!
Persze ne minden esetben, de a kisebb horderejű feladatoknál a tervezési, elmélkedési idő lerövidítésével rengeteg időt spórolhatsz meg.
A komoly feladatoknál figyelj arra, hogy csak a minimálisan szükséges időt fordítsd az előkészítésre, és a kivitelezésre összpontosítsd az időd nagyobb részét. Amikor a birtokodban van minden információ, dönts egyből.
4. Kerüld a halogatást és ne stresszeld magad a feladatokra fordított idő mennyiségével!
Ha valami csak 5 percet vesz igénybe intézd el mielőbb, és mindig koncentrálj a munkád eredményére. Ne az időráfordítás legyen a sikeresség mércéje, hanem a feladataid végeredménye.
5. Pörgesd fel a munkatempód!
Dolgozz gyorsan és figyelj a teljesítményedre. A nehezen mérhető célokkal rendelkező feladatoknál nem kell 100%-ot kihoznod magadból, itt törekedj az optimális megoldásra.
Viszont ha a céljaid számszerűsíthetőek, akkor igyekezz a feladatod a legideálisabban elvégezni! Te sem örülnél, ha a festő a szoba háromnegyedénél félbehagyná a festést!
6. Egyeztess és tervezz időpontokat!
Így nem csak a sajátod, de mások ideje is hatékonyabban lesz beosztva. Személyes találkozó helyett gyakran elegendő egy telefonbeszélgetés vagy egy skype „meeting”, amivel szintén rengeteg időt tudsz megspórolni.
7. Használj határidőnaplót!
Ne cetlikre írd a fontos dolgokat, hanem vezesd őket egy helyen. Persze olyan opciót válassz, ami illik hozzád: akár a papír alapú, akár az elektronikus megoldásokat kedveled. A lényeg, hogy mindig használj időtervező rendszert és az mindig legyen kéznél!
+1: úgy tervezd meg a napjaidat, hogy mindig maradjon egy kevés időd magadra!
Merülj el a gondolataidban, lazíts és meditálj. A munkahelyeden is ügyelj arra, hogy óránként tarts egy pár perces szünetet, és tisztítsd ki az elméd. Így a feladatidat sokkal hatékonyabban tudod elvégezni és az időnyomás miatti stresszt is magad mögött hagyhatod.
