A vállalatok nagy részénél, főként a szolgáltató iparban elengedhetetlen az időpontfoglalás. Ennek is köszönhetően egyre több helyen találkozhatunk online időpontfoglaló rendszerrel. Ez a rendszer egyrészt időt takarít meg a vállalat számára, hiszen erőforrása szabadul fel azzal, hogy nem manuális történik az időpontok leegyeztetése. Másrészről pedig növelheti a felhasználók elégedettségét, hiszen nagyobb idő és energia ráfordítás nélkül, egyszerűen tudnak időpontot foglalni, adott esetekben pedig le is mondani azt.
Ezen a kétoldalú igényen elindulva bővítettük a portfóliónkat, így a chatbot készítés szolgáltatásunkba bekerült egy új irányvonal, egy olyan professzionális időpontfoglaló chatbot, amely 10 hasznos funkcióval van ellátva.
Ezeket a funkciókat a következőkben részletesen bemutatjuk.
Ha szeretnél egyedi igényeidhez igazodó időpontfoglaló chatbot-ot, akkor írj nekünk!
1. Időpontfoglalás
A chatbot első és legfőbb funkciója az időpontfoglalás. A foglalást megelőzően tájékoztatjuk a felhasználót a nyitva tartásunkról, illetve megmutatjuk neki a naptárunkat, amelynek köszönhetően megtekintheti, hogy melyek a szabad időpontok. Ezt követően pedig egyszerűen, a Messenger elhagyása nélkül kiválaszthatja, hogy mely időpontban szeretne foglalni hozzánk. Ez az időpontfoglaló rendszer a Google Calendarral van integrálva, így a felhasználó foglalása az általunk kiválasztott naptárban fog megjelenni.
2. Foglalás lemondása
A felhasználó egyszerűen, két kattintás segítségével lemondhatja időpontját. Ekkor természetesen a foglalt időpontja törlődik a naptárból és elérhetővé válik a többi felhasználó számára. Továbbá ez esetben értesítést is küld a bot az adminoknak, erről az értesítésekről szóló pontban részletesebben írunk.
3. Különböző intervallumú foglalások
Természetesen egy cég nem csupán egy időtartamú szolgáltatást nyújt a felhasználók számára, így a foglalást megelőzően kiválaszthatja a felhasználó, hogy mely szolgáltatásunkra szeretne időpontot foglalni és tájékoztatjuk arról, hogy ez hozzávetőleg mennyi időt fog igénybe venni. Ennek megfelelően beállíthatjuk egy egyes szolgáltatások foglalása esetén a naptárba hány perces foglalás kerüljön be. Természetesen elkészíthetjük úgy a botot, hogy például tudjuk, hogy egy hajvágás 30 percet fog igénybe venni, erről tájékoztatjuk a felhasználót, azonban a foglalást követően a naptárba egy 40 perces időpont kerül befoglalásra, így van lehetősége a fodrásznak felkészülnie a következő ügyfélre.
4. Azonos időtartamú foglalás elkerülése
Mint már említettük, a foglalást megelőzően megmutatjuk a naptárt a felhasználónak a szabad időpontok miatt, azonban előfordulhat, hogy ennek ellenére a felhasználó egy olyan időpontot szeretne lefoglalni, amikor már valaki foglalt. Ekkor a chatbot küld neki egy automatikus üzenetet arra vonatkozóan, hogy az általa foglalt időpont már nem elérhető, így tekintse meg újra a naptárt, ezt követően pedig foglaljon egy új időpontot.
5. Nyitvatartási időn kívüli foglalás
Olyan eset is előfordulhat, hogy a felhasználó egy olyan időpontban, vagy egy olyan napon szeretne foglalni, amikor a vállalatunk nem tud ügyfeleket fogadni. Ekkor szegmentált üzenetekkel automatikusan válaszol a bot azzal kapcsolatban, hogy az adott időpontban még, vagy esetleg már nem vagyunk nyitva, esetleg tájékoztatja a felhasználót arról, hogy az adott napon zárva tartunk.
6. Nyitvatartási időn belüli foglalás, amelynek a vége kicsúszik a nyitva tartáson
Amennyiben van 1 órás, illetve 1,5 órás időtartamú szolgáltatásunk azonos szolgáltatásra vonatkozóan, és a tegyük fel, 1,5 órás szolgáltatásunkat szeretné lefoglalni a nyitvatartási időnk előtt 1 órával, akkor a chatbot értesíti, hogy az ő foglalása kicsúszna a nyitvatartási időből, azonban ha 1 órát foglalna, akkor annak a vége még a nyitva tartáson belülre esik. Természetesen amennyiben nincs azonos szolgáltatásunk eltérő időtartamban, akkor egy automatikusan üzenettel tájékoztathatjuk a felhasználót, hogy a foglalásának a befejezése kicsúszik a nyitvatartási időből.
7. Értesítés küldése az adminoknak
Beállíthatjuk azt is, hogy a foglalt időpont megkezdését megelőzően hány órával, vagy akár nappal előre küldjön emlékeztetőt az adminokat, vagy egyes adminokat a rendszer a foglalásról. Kiválaszthatjuk, hogy e-mailben, vagy Messengeren, esetleg mindkét felületen küldjön-e emlékeztetőt a bot.
8. Értesítés küldése az ügyfélnek
Az ügyfelünket is értesíthetjük a foglalt időpontot megelőzően. Elküldhetjük neki Messengeren a foglalt időpontot, a helyszínt, illetve egyéb információkat a szolgáltatással kapcsolatban.
9. Foglalásról, lemondásról az adminok értesítése
Értesíthetjük az adminokat arról, ha egy foglalás, vagy egy lemondás érkezik. Foglalás esetén beállíthatjuk, hogy melyek azok az adatok, amelyeket szeretnénk, hogy elküldjön az adminoknak az időpontfoglalás értesítésében. Például a foglaló neve, az időpont, a foglalt szolgáltatás, a foglaló telefonszáma.
10. Időpontok manuális kezelése
Amennyiben nem kizárólag a chatboton keresztül fogadnunk foglalásokat, illetve azok lemondását, akkor természetesen van arra is lehetőség, hogy a Google naptárból manuális kitöröljünk egy időpontot, vagy létrehozzunk egyet. A manuálisan felvitt időpont megjelenik a naptárban, így ezt követően azt is időpontot sem tudja már befoglalni egy olyan felhasználó, aki a chatboton keresztül foglal.
Összességében tehát elmondhatjuk, hogy egy ilyen professzionális időpontfoglaló rendszer szinte minden olyan vállalat igényeit kitudja elégíteni, akinél időpontfoglalásra van lehetősége a felhasználóknak.
Ha te is szeretnél időt megtakarítani és növelnéd az ügyfélélményt, akkor keress minket, és segítünk kialakítani egyedülálló időpontfoglaló ChatBotodat!
Szerző:
Berek Péter
Online Marketing Menedzser
